Papierloses Büro für Betriebe: Belege und Dokumente digitalisieren
Rechnungen, Lieferscheine, Verträge: Papier liegt in Ordnern, Belege stecken in Mail-Postfächern. Paperless-ngx sammelt alles an einem Ort, liest den Text per Texterkennung aus und findet jedes Dokument in Sekunden. Wir richten es ein, binden Scanner und Postfächer an und kümmern uns auf Wunsch um Updates und Backups.
- Festpreis nach kostenlosem Erstgespräch
- Antwort innerhalb eines Werktags
- Hosting in Deutschland bzw. der EU
- Vor Ort rund um Bramsche, aus der Ferne deutschlandweit
OCR
Texterkennung, auch für gescannte Belege
Sekunden
bis ein Dokument gefunden ist
0 €
Lizenzkosten, Paperless-ngx ist Open Source
DE
Server in Deutschland oder vor Ort
Warum sich das lohnt
In vielen Betrieben kostet die Suche nach Belegen jeden Tag Zeit: Wo liegt die Rechnung vom Lieferanten, welche Fassung des Vertrags gilt? Paperless-ngx ordnet Dokumente automatisch nach Absender, Dokumenttyp und Stichworten und macht sie durchsuchbar, im Büro wie unterwegs.
- Belege verteilt auf Ordner, Mail-Postfächer und Desktop
- Die Suche nach Rechnungen und Verträgen kostet täglich Zeit
- Für den Steuerberater muss alles erst zusammengesucht werden
- Cloud-Dienste mit Daten im Ausland kommen für sensible Dokumente nicht infrage
Was wir übernehmen
- 01
Einrichtung und Struktur
Paperless-ngx installieren und Dokumenttypen, Absender und Stichworte passend zum Betrieb anlegen.
- 02
Scanner anbinden
Vorhandene Scanner und Multifunktionsgeräte so einrichten, dass Scans direkt in der Ablage landen.
- 03
E-Mail-Import
Rechnungen und andere Anhänge aus festgelegten Postfächern automatisch übernehmen.
- 04
Automatisch einsortieren
Regeln, die wiederkehrende Belege selbst zuordnen, zum Beispiel nach Absender oder Inhalt.
- 05
Backups und Updates
Tägliche Sicherung, regelmäßig getestete Wiederherstellung und Updates ohne Datenverlust.
- 06
Einweisung fürs Team
Kurze Schulung, damit Ablage und Suche vom ersten Tag an funktionieren.
Was es kostet
Einrichtung, einmalig
900–2.500 €
In der Einrichtung enthalten
- Installation und Grundstruktur
- Anbindung von Scanner und Postfach
- Backup-Konzept mit Test
- Einweisung fürs Team
Betreuung, monatlich
19–49 € im Monat
Preisspannen je nach Umfang. Nach dem kostenlosen Erstgespräch gibt es ein Angebot zum Festpreis. Die Betreuung gibt es als Monatspaket oder nach Aufwand auf Abruf.
Wo es läuft
- Server in DeutschlandBetrieb auf einem Server in einem deutschen Rechenzentrum. Updates, Backups und Überwachung übernehmen wir.
- Vor Ort im BetriebAuf eigener Hardware im Büro, eingerichtet von uns und auf Wunsch weiter betreut.
So läuft's
- 1
Kennenlernen
Wir hören zu und schauen uns die Ausgangslage an. Kostenlos und unverbindlich.
→ ehrliche Ersteinschätzung, kostenlos
- 2
Konzept & Angebot
Es folgt ein klarer Vorschlag: was gemacht wird, bis wann und was es kostet.
→ klares Angebot zum Festpreis
- 3
Umsetzung
Wir bauen, mit regelmäßigen Zwischenständen zum Fortschritt. Keine Blackbox.
→ regelmäßige Zwischenstände
- 4
Betrieb & Support
Nach dem Start bleiben wir an Bord: Wartung, Hilfe und Weiterentwicklung.
→ feste Ansprechpartner, dauerhaft
Häufige Fragen
Was ist Paperless-ngx?
Eine freie Software (Open Source) für die digitale Ablage. Sie liest Dokumente per Texterkennung aus, ordnet sie automatisch zu und macht alles per Volltextsuche auffindbar. Lizenzkosten pro Nutzer fallen nicht an.
Dürfen Papierbelege nach dem Scannen weggeworfen werden?
Oft ja, wenn das Verfahren ordnungsgemäß ist (GoBD). Das klären wir im Erstgespräch, auf Wunsch mit dem Steuerberater. Keine Steuerberatung.
Ist eine Ablage mit Paperless-ngx GoBD-konform?
Die Software allein macht keine Ablage GoBD-konform, entscheidend ist das Verfahren: Aufbewahrung, Zugriffsrechte, Sicherung und eine Verfahrensdokumentation. Das klären wir im Erstgespräch und stimmen es auf Wunsch mit dem Steuerberater ab.
Lässt sich der vorhandene Scanner weiter nutzen?
In den meisten Fällen ja. Viele Scanner und Multifunktionsgeräte können in einen Netzwerkordner oder per E-Mail scannen. Beides lässt sich an Paperless-ngx anbinden.
Wo liegen die Dokumente?
Auf einem Server in einem deutschen Rechenzentrum, den wir betreuen, oder auf eigener Hardware im Betrieb. In beiden Fällen bleiben die Dokumente unter eigener Kontrolle und werden täglich gesichert.
Ist der Zugriff auch von unterwegs möglich?
Ja, über den Browser, auch am Handy. Der Zugang ist verschlüsselt, auf Wunsch zusätzlich über ein VPN. Wer welche Dokumente sehen darf, regeln Zugriffsrechte.
Was kostet die Einrichtung von Paperless-ngx?
Die Einrichtung kostet je nach Umfang meist 900–2.500 €. Die Betreuung mit Updates, Backups und Überwachung liegt bei 19–49 € im Monat, alternativ gibt es sie nach Aufwand auf Abruf. Nach dem kostenlosen Erstgespräch folgt ein Angebot zum Festpreis.
Reden wir über das Projekt
Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Danach folgt ein klares Angebot zum Festpreis.