Exchange-Alternative für Betriebe: Exchange 2019 durch einen eigenen Mailserver ablösen
Seit Oktober 2025 ist der Support für Exchange Server 2016 und 2019 beendet, Sicherheitsupdates gibt es keine mehr. Wer Exchange weiter selbst betreibt, hat damit ein offenes Risiko direkt am Internet. Hier stehen die Wege im Vergleich. Wir richten einen eigenen Mailserver auf Open-Source-Basis ein und ziehen alle Postfächer um, ohne dass E-Mails verloren gehen.
- Festpreis nach kostenlosem Erstgespräch
- Antwort innerhalb eines Werktags
- Hosting in Deutschland bzw. der EU
- Vor Ort rund um Bramsche, aus der Ferne deutschlandweit
10/2025
Supportende für Exchange 2016 und 2019
0 €
Lizenzkosten pro Postfach
Gleiche Adressen
Domain und E-Mail-Adressen bleiben
DE
Server in Deutschland oder vor Ort
Warum jetzt
Mailserver hängen direkt am Internet und gehören zu den häufigsten Angriffszielen. Ein Exchange ohne Sicherheitsupdates ist deshalb ein echtes Risiko. Microsoft bietet als Nachfolger die Exchange Server Subscription Edition im Abo oder den Umzug zu Microsoft 365 an. Daneben gibt es E-Mail-Pakete beim Hoster und den eigenen Mailserver auf Open-Source-Basis, ohne Lizenzkosten pro Postfach.
- Exchange 2016 oder 2019 ohne Sicherheitsupdates
- Laufende Lizenzkosten für Exchange SE oder Microsoft 365
- Veraltete Server im eigenen Netzwerk
- Sorge, beim Umzug E-Mails zu verlieren
Exchange-Alternativen im Vergleich
Vier Wege, wie es nach Exchange 2019 weitergehen kann. Welcher passt, hängt von der Teamgröße, den genutzten Funktionen und dem Wunsch nach Unabhängigkeit ab.
| Weg | Wo es läuft | Kosten | Outlook und Handy | Passt für |
|---|---|---|---|---|
| Exchange Server SEMicrosofts Nachfolger von Exchange 2019 | Weiter auf dem eigenen Server | Lizenzen pro Nutzer im Abo, dazu Windows Server | Alles wie gewohnt | Betriebe, die tief in Exchange stecken und dauerhaft Lizenzen zahlen wollen |
| Microsoft 365Exchange Online in der Cloud | Bei Microsoft, einem US-Anbieter | Monatlich pro Nutzer, steigt mit jedem Postfach | Alles wie gewohnt | Betriebe, die ohnehin ganz auf Microsoft setzen |
| E-Mail beim HosterPostfächer im Paket des Webhosters | Beim Anbieter | Günstig pro Postfach | E-Mail ja, gemeinsame Kalender oft eingeschränkt | Sehr kleine Teams ohne gemeinsame Kalender |
| Eigener MailserverOpen Source, zum Beispiel mailcowDas richten wir ein | Server in Deutschland oder im eigenen Büro | Keine Lizenzkosten pro Postfach, nur Server und Betreuung | Outlook, Apple Mail und Handy-Apps, Kalender und Kontakte inklusive | Betriebe, die Kosten senken und ihre Daten selbst in der Hand halten wollen |
Im kostenlosen Erstgespräch rechnen wir die Wege für den konkreten Betrieb durch.
Was wir übernehmen
- 01
Eigener Mailserver
Moderner Mailserver mit Webmail und verschlüsselter Übertragung, auf der eigenen Domain und ohne Lizenzkosten pro Postfach.
- 02
Kalender und Kontakte
Gemeinsame Kalender und Adressbücher fürs Team, abgeglichen mit Outlook, Handy und Tablet.
- 03
Spam- und Virenschutz
Filter gegen Spam, Phishing und Schadsoftware, bevor eine Mail im Postfach landet.
- 04
Umzug aller Postfächer
E-Mails, Ordner, Kalender und Kontakte ziehen mit um, geplant und ohne Mailverlust.
- 05
Zustellbarkeit
SPF, DKIM und DMARC richtig eingerichtet, damit ausgehende Mails nicht im Spam landen.
- 06
Betreuung
Updates, Backups, Überwachung und regelmäßig getestete Wiederherstellung.
So läuft der Umzug ab
Bei kleinen Teams dauert der Umzug meist zwei bis drei Wochen. Exchange läuft bis zur Umstellung normal weiter, die Umstellung selbst liegt außerhalb der Arbeitszeit.
- 1
Woche 1
Bestandsaufnahme
Welche Postfächer, Verteiler, gemeinsamen Kalender und Weiterleitungen gibt es, und welche Geräte verschicken Mails, etwa Scanner oder Kassen? Daraus entsteht der Umzugsplan mit festem Termin.
- 2
Woche 1–2
Neuen Mailserver aufbauen
Server einrichten und absichern, Postfächer und Adressen anlegen, SPF, DKIM und DMARC vorbereiten. Im Betrieb merkt davon niemand etwas.
- 3
Woche 2
Postfächer vorab kopieren
E-Mails und Ordner werden im Hintergrund auf den neuen Server kopiert, Kalender und Kontakte übernommen. Gearbeitet wird währenddessen ganz normal.
- 4
Stichtag
Umstellung
Zum vereinbarten Zeitpunkt, zum Beispiel am Freitagabend, nimmt der neue Server die Mails für die Domain an. Was zuletzt noch beim Exchange eingegangen ist, wird nachgezogen.
- 5
Erster Arbeitstag
Geräte umstellen
Outlook, Handys, Tablets und Scan-to-Mail auf den neuen Server einrichten, mit kurzer Einweisung für das Team.
- 6
Danach
Kontrolle und Abschalten
Einige Tage Kontrolle von Zustellung und Spamfilter. Danach wird der alte Exchange gesichert und abgeschaltet.
Was es kostet
Einrichtung, einmalig
800–2.500 €
In der Einrichtung enthalten
- Bestandsaufnahme
- Mailserver eingerichtet und abgesichert
- Umzug aller Postfächer
- Umstellung der Geräte
Betreuung, monatlich
39–99 € im Monat
Preisspannen je nach Umfang. Nach dem kostenlosen Erstgespräch gibt es ein Angebot zum Festpreis. Die Betreuung gibt es als Monatspaket oder nach Aufwand auf Abruf.
Wo es läuft
- Server in DeutschlandBetrieb auf einem Server in einem deutschen Rechenzentrum. Updates, Backups und Überwachung übernehmen wir.
- Vor Ort im BetriebAuf eigener Hardware im Büro, eingerichtet von uns und auf Wunsch weiter betreut.
Referenzen
SzMuri
Beschaffung & Qualität in China · Hong Kong / Shenzhen
Eigener Mailserver für das Unternehmen aus Hong Kong und Shenzhen: Postfächer und Adressen auf der eigenen Domain, eingerichtet von uns. Die zweisprachige Website stammt ebenfalls von uns.
- Leistung
- Website, Mailserver, zweisprachig
- Online
- szmuri.net
Häufige Fragen
Bekommt Exchange 2019 noch Updates?
Nein. Microsoft hat den Support für Exchange Server 2016 und 2019 am 14. Oktober 2025 beendet. Ein kostenpflichtiges Zusatzprogramm mit Sicherheitsupdates lief nur bis April 2026.
Was ist die Exchange Server Subscription Edition?
Exchange SE ist seit Juli 2025 der Nachfolger von Exchange 2019. Technisch ist es zunächst dasselbe Produkt, lizenziert wird es aber im Abo: Jeder Nutzer braucht eine laufende Lizenz, entweder als Abo oder als Zugriffslizenz mit Software Assurance. Endet das Abo, endet auch das Recht, Exchange SE zu nutzen.
Welche Wege gibt es?
Vier: Exchange SE (weiter selbst betreiben, mit Abo-Lizenzen), der Umzug zu Microsoft 365 (Cloud, Kosten pro Nutzer), ein E-Mail-Paket beim Hoster (günstig, gemeinsame Kalender oft eingeschränkt) oder ein eigener Mailserver auf Open-Source-Basis (keine Lizenzkosten pro Postfach). Im Erstgespräch klären wir, welcher Weg zum Betrieb passt.
Gibt es eine kostenlose Exchange-Alternative?
Die Software ja. Open-Source-Mailserver wie mailcow kosten keine Lizenzgebühr, auch nicht pro Postfach. Kosten entstehen für den Server, die Einrichtung und die Betreuung mit Updates, Backups und Überwachung. Ab einigen Postfächern ist das oft günstiger als Lizenzen pro Nutzer.
Gibt es eine Exchange-Alternative aus Deutschland oder Europa?
Ja. mailcow wird von einem Unternehmen aus Nordrhein-Westfalen entwickelt, grommunio kommt aus Österreich. Wir betreiben den Mailserver auf einem Server in einem deutschen Rechenzentrum oder auf eigener Hardware im Büro, die E-Mails bleiben damit in Deutschland.
Geht das auch on premise, also auf einem Server im eigenen Büro?
Ja. Der Mailserver kann wie bisher der Exchange auf eigener Hardware im Büro laufen. Voraussetzung ist ein Internetanschluss mit fester IP-Adresse. Wir richten den Server ein und übernehmen auf Wunsch Updates, Backups und Überwachung.
Funktioniert Outlook mit dem neuen Mailserver?
Ja. Outlook, Apple Mail, Thunderbird und die Mail-Apps auf dem Handy arbeiten mit dem eigenen Mailserver. Handys gleichen Kalender und Kontakte direkt ab, für gemeinsame Kalender in Outlook gibt es eine kostenlose Erweiterung. Soll sich Outlook ohne Erweiterung genau wie bei Exchange verhalten, kommt grommunio in Frage, das die Exchange-Schnittstellen nachbildet.
Bleiben die E-Mail-Adressen gleich?
Ja. Die Domain bleibt, alle Adressen bleiben erhalten. Umgestellt wird nur, welcher Server die Mails annimmt.
Gehen beim Umzug E-Mails verloren?
Bei einem geplanten Umzug nicht. Die Postfächer werden vorab kopiert, die Umstellung erfolgt zu einem festen Zeitpunkt, danach werden nur noch die neuesten Mails nachgezogen.
Funktionieren gemeinsame Kalender und Kontakte weiter?
Ja. Der Mailserver bringt gemeinsame Kalender und Adressbücher fürs Team mit, alternativ laufen sie über Nextcloud. Bestehende Termine und Kontakte werden beim Umzug übernommen.
Wie lange dauert der Umzug?
Bei kleinen Teams meist zwei bis drei Wochen von der Bestandsaufnahme bis zum Abschalten des alten Servers. Die eigentliche Umstellung dauert wenige Stunden und liegt außerhalb der Arbeitszeit, zum Beispiel am Freitagabend.
Was kostet die Ablösung von Exchange?
Die Einrichtung kostet je nach Umfang meist 800–2.500 €. Die Betreuung mit Updates, Backups und Überwachung liegt bei 39–99 € im Monat, alternativ gibt es sie nach Aufwand auf Abruf. Nach dem kostenlosen Erstgespräch folgt ein Angebot zum Festpreis.
Reden wir über das Projekt
Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Danach folgt ein klares Angebot zum Festpreis.