E-Rechnungen empfangen und automatisch verarbeiten: XRechnung und ZUGFeRD ohne Handarbeit
Seit 2025 müssen Betriebe E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 beziehungsweise 2028 auch selbst verschicken. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die sich ohne passende Software kaum lesen lässt. Wir richten einen Ablauf ein, der eingehende E-Rechnungen erkennt, prüft, lesbar macht und an die Buchhaltung übergibt.
- Festpreis nach kostenlosem Erstgespräch
- Antwort innerhalb eines Werktags
- Hosting in Deutschland bzw. der EU
- Vor Ort rund um Bramsche, aus der Ferne deutschlandweit
2025
seitdem Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können
2027/28
Pflicht zum Versand, je nach Umsatz
XML & PDF
XRechnung und ZUGFeRD werden verarbeitet
Automatisch
vom Postfach bis zur Buchhaltung
Was sich ändert
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Betriebe E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD annehmen können. Ab 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz selbst E-Rechnungen verschicken, ab 2028 alle. Eine einfache PDF per Mail zählt dann nicht mehr. Wer eingehende Rechnungen weiter von Hand bearbeitet, verliert Zeit, und wer die XML-Dateien nur ablegt, kann sie kaum lesen.
- XRechnungen kommen als XML-Datei, die niemand lesen kann
- Rechnungsdaten werden von Hand in die Buchhaltung übertragen
- Unklar, welche Formate die eigene Software verschicken kann
- Die Versandpflicht rückt näher, die Umstellung ist noch offen
Was wir übernehmen
- 01
Eingang automatisieren
Ein Postfach für Rechnungen, das automatisch ausgewertet wird. XRechnung und ZUGFeRD werden erkannt und ausgelesen.
- 02
Prüfen und lesbar machen
Pflichtangaben werden geprüft, aus der XML-Datei entsteht eine lesbare Ansicht für Freigabe und Ablage.
- 03
Freigabe
Rechnungen landen zur Freigabe bei der zuständigen Person, mit Erinnerung, wenn nichts passiert.
- 04
Übergabe an Buchhaltung und Ablage
Daten und Beleg gehen an die Buchhaltung, an Odoo oder in Paperless-ngx, ohne Abtippen.
- 05
Versand vorbereiten
Prüfen, ob die vorhandene Software E-Rechnungen erzeugen kann, und den Versand umstellen, bevor die Pflicht greift.
- 06
Betreuung
Überwachung des Ablaufs, Anpassung an neue Formatversionen und eine Meldung, wenn eine Rechnung nicht passt.
Was es kostet
Einrichtung, einmalig
600–2.000 €
In der Einrichtung enthalten
- Rechnungs-Postfach, Auslesen von XRechnung und ZUGFeRD
- Prüfung und lesbare Ansicht
- Übergabe an Buchhaltung oder Ablage
- Test mit echten Rechnungen
Betreuung, monatlich
19–49 € im Monat
Preisspannen je nach Umfang. Nach dem kostenlosen Erstgespräch gibt es ein Angebot zum Festpreis. Die Betreuung gibt es als Monatspaket oder nach Aufwand auf Abruf.
Wo es läuft
- Server in DeutschlandBetrieb auf einem Server in einem deutschen Rechenzentrum. Updates, Backups und Überwachung übernehmen wir.
- Vor Ort im BetriebAuf eigener Hardware im Büro, eingerichtet von uns und auf Wunsch weiter betreut.
So läuft's
- 1
Kennenlernen
Wir hören zu und schauen uns die Ausgangslage an. Kostenlos und unverbindlich.
→ ehrliche Ersteinschätzung, kostenlos
- 2
Konzept & Angebot
Es folgt ein klarer Vorschlag: was gemacht wird, bis wann und was es kostet.
→ klares Angebot zum Festpreis
- 3
Umsetzung
Wir bauen, mit regelmäßigen Zwischenständen zum Fortschritt. Keine Blackbox.
→ regelmäßige Zwischenstände
- 4
Betrieb & Support
Nach dem Start bleiben wir an Bord: Wartung, Hilfe und Weiterentwicklung.
→ feste Ansprechpartner, dauerhaft
Häufige Fragen
Ab wann gilt die Pflicht zur E-Rechnung?
Empfangen müssen alle Betriebe E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Für den Versand gelten Übergangsfristen: Ab 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen verschicken, ab 2028 alle. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD. Eine einfache PDF zählt nicht dazu.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD ist eine PDF, in der dieselben Daten zusätzlich als XML stecken: Menschen lesen die PDF, Programme die Daten. Beide erfüllen die Vorgaben, sofern das ZUGFeRD-Profil passt.
Braucht es dafür eine neue Buchhaltungssoftware?
Meist nicht. Viele Programme können E-Rechnungen inzwischen verarbeiten. Wo nicht, schließt ein Ablauf mit n8n die Lücke: Er liest die Rechnung aus und übergibt die Daten in der Form, die die vorhandene Software versteht.
Welche Rolle spielt Paperless-ngx dabei?
Paperless-ngx eignet sich als digitale Ablage für alle Belege. Der E-Rechnungs-Ablauf kann Rechnung und lesbare Ansicht direkt dort ablegen, passend einsortiert.
Was kostet die Automatisierung des E-Rechnungs-Eingangs?
Die Einrichtung kostet je nach Umfang meist 600–2.000 €. Die Betreuung mit Updates, Backups und Überwachung liegt bei 19–49 € im Monat, alternativ gibt es sie nach Aufwand auf Abruf. Nach dem kostenlosen Erstgespräch folgt ein Angebot zum Festpreis.
Reden wir über das Projekt
Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Danach folgt ein klares Angebot zum Festpreis.